貸し会議室を利用した会議をしました！

時間は有効的に使いたい

うちの会社は毎週2回同じ事務員同士で会議を開いています。
いつも決まった曜日の決まった時間に。

でも会議の内容は「それってどうしてもこの時間に、ここで、みんな集まって話すこと？」ってた思うほど中身が無いことも多いのです。
特に決めないといけないことがなければ、毎回会議しなくても良くない？と思っていたんですよね。
そんな形式的な会議のやり方に理不尽さを感じていました。

でも、そういった、義務的にやらなければといって会議をしている会社って以外と多いのでは？と思うんです。

そこで私たちが会議のやり方を変えてみて、改善された方法。
とても簡単なやり方を紹介します。

貸し会議室ってご存知ですか？

いわゆる貸し会議室とは時間で借りるレンタルルームのような場所。

貸し会議室を利用するだけで私たちの会議はぐっと良くなりました。

貸し会議室って、借りることで費用もかかるし、わざわざ自分たちのオフィスを出て、その場所まで行かなくてはならないのでめんどくさいと思うかもしれません。

しかし、実際そういうお金や行動を起こしてわざわざ会議を開くということに、次のような変化が起きたのです。

①気分がひきしまる。

会社の中の会議室だと時間が伸びても気にならなかったり、会議とは関係ない業務の話しをダラダラとしてしまったりといったことがありました。
しかし、貸し会議室をかりてからは業務のオンオフがはっきりとして業務効率も上がるようになりました。

②決めたいことが効率よく決まる。

時間やお金を意識することで、無駄話しや脱線がなくなりました。
決めたいことをあらかじめ決めて会議にのぞむようになった。
やっぱりそういう雰囲気になる場所って大事なんですよね。
新鮮な環境だったのも良かったです。見慣れた風景で会議を開くよりも頭が冴えて、色々なアイディアが浮かぶんです！

③自由度が高い働き方ができる。
私たちは駅近の便利な場所に借りたので、帰りに会議を行い終わったらそのまま帰ったり、営業はわざわざ会社に戻ることなく、貸し会議室で打合せをしてまた次の出先に向かうといったことをしています。

しかし、貸し会議室と言ってもピンからキリまであります。

そこで、以下のポイントを押さえて貸し会議室を探してみましょう。

ポイントひとつ目はアクセスが良いところです。
貸し会議室を借りるとなってもその場所にたどり着けなければ意味がありません。
また駅から離れている場所などは時間も経費もムダに使うだけです。
貸し会議室は、会社から近い場所か路線が集中している主要駅の近くにしましょう。

ポイントふたつ目は　広さを選べるところ。
必要な時に必要な広さをレンタルできる貸し会議室を選びましょう。
適切な広さの部屋をレンタルすれば、コストを最低限に抑えられる点はうれしいメリットです。

私自身はじめて貸し会議室を借りた際面倒なイメージがありました。

ですが、AP名古屋の貸し会議室はスマートフォンで簡単予約できたので借りることに問題ありませんでした。

貸し会議室のスッタッフの方が椅子、机、ホワイトボードプロジェクター等を準備してくれたので、事前準備は大事な資料をもっていくことくらい。

何よりも利用時間内は徹底的に会議をするって目的がしっかりあったので、スムーズな会議になりました。

場所をレンタルすることは一見コストがかかるだけに思われるかもしれません。
しかし、使ってみるとメリットや効率化できるところがたくさんあるのでおすすめです。

私の会社は会議によって、貸し会議室をうまく利用して行くことに決まりました。